Artikel 4(1) der Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (EU 2023/988) führt eine Anforderung ein, die Onlinehändler mehr stolpern lässt als fast jede andere Bestimmung: Jedes Verbraucherprodukt, das auf den EU-Markt gebracht wird, muss eine verantwortliche Person haben, die in der Europäischen Union ansässig ist. Kein Etikett. Kein Kontrollkästchen. Eine in der EU ansässige Einheit, mit gesetzlichen Pflichten, erreichbar für Behörden.
Dieser Artikel erklärt, was die Rolle der verantwortlichen Person tatsächlich erfordert, wer sie ausfüllen kann, welche Möglichkeiten Sie haben, wenn Ihr Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, und welche Dokumentation Sie vorhalten müssen, um die Pflicht zu erfüllen.
Dies ist eine operative Anleitung, keine Rechtsberatung. Für produktkategoriespezifische Fragen und Haftungsimplikationen konsultieren Sie einen qualifizierten Compliance-Fachmann.
Was die Verordnung tatsächlich sagt
Unter der GPSR ist die verantwortliche Person die Einheit, die die rechtliche Verantwortung dafür übernimmt, dass ein Produkt die Verordnung einhält, bevor es Verbraucher erreicht. Die verantwortliche Person muss in der EU ansässig sein und auf dem Produkt oder seiner Verpackung identifizierbar sein.
Die Verordnung definiert vier Kategorien von Wirtschaftsakteuren, die je nach Lieferkettenstruktur als verantwortliche Person fungieren können:
Wann: Sie stellen das Produkt her und Ihr Unternehmen ist in der EU.
Hinweis: Sie sind automatisch die verantwortliche Person. Keine Benennung erforderlich.
Wann: Sie kaufen Produkte von einem Nicht-EU-Hersteller und bringen sie auf den EU-Markt.
Hinweis: Sie sind die verantwortliche Person. Sie tragen den vollständigen Satz an Pflichten einschließlich der Überprüfung der Konformitätsbewertung.
Wann: Ein Nicht-EU-Hersteller benennt eine EU-ansässige Einheit, die in seinem Namen handelt.
Hinweis: Der bevollmächtigte Vertreter übernimmt die Pflichten der verantwortlichen Person durch schriftliches Mandat.
Wann: Wenn kein Hersteller, Importeur oder bevollmächtigter Vertreter in der EU ansässig ist.
Hinweis: Der Fulfilment-Dienstleister (z.B. Amazon-FBA-Lagerbetreiber) wird zur verantwortlichen Person. Das ist neu unter der GPSR.
Die entscheidende Änderung gegenüber der alten Richtlinie: Wenn kein Hersteller, Importeur oder bevollmächtigter Vertreter in der EU vorhanden ist, wird der Fulfilment-Dienstleister zur verantwortlichen Person. Das bedeutet, dass Lagerbetriebe wie Amazon FBA jetzt direkte Produktsicherheitspflichten haben, weshalb Marktplätze aggressiv von Verkäufern verlangen, Compliance nachzuweisen, bevor sie Bestand annehmen.
Was die verantwortliche Person tun muss
Die verantwortliche Person ist keine Formalität. Die Verordnung weist ihr einen spezifischen Satz an Pflichten zu, die laufende operative Arbeit erfordern:
- Technische Dokumentation überprüfen. Bevor ein Produkt auf den Markt gebracht wird, muss die verantwortliche Person bestätigen, dass der Hersteller die erforderliche technische Dokumentation erstellt hat, einschließlich der EU-Konformitätserklärung, Prüfberichte, Risikobewertungen und Sicherheitsanweisungen.
- Sicherstellen, dass das Produkt die erforderlichen Informationen trägt. Dazu gehören die Produktkennung, die Angaben des Herstellers und der Name und die Kontaktdaten der verantwortlichen Person selbst. Wenn das Produkt zu klein für eine Kennzeichnung ist, müssen die Informationen auf der Verpackung oder in Begleitdokumenten stehen.
- Dokumentation für Behörden bereitstellen. Auf Anfrage einer Marktüberwachungsbehörde muss die verantwortliche Person die technische Dokumentation in der gewünschten Sprache vorlegen können, typischerweise innerhalb von 10 Arbeitstagen. Das umfasst die gesamte Nachweiskette: Zertifikate, Prüfberichte, Risikobewertungen und Korrekturmaßnahmen-Aufzeichnungen.
- Bei Korrekturmaßnahmen kooperieren. Wenn ein Produkt als nicht-konform befunden wird oder ein Risiko darstellt, muss die verantwortliche Person Korrekturmaßnahmen ergreifen, einschließlich Rücknahme des Produkts vom Markt, Rückruf von Verbrauchern und Benachrichtigung der zuständigen Behörden über das Safety-Gate-System.
- Rückverfolgbarkeitsaufzeichnungen führen. Die verantwortliche Person muss Aufzeichnungen führen, die die Identifizierung jedes Wirtschaftsakteurs in der Lieferkette ermöglichen, wer das Produkt geliefert hat und an wen es geliefert wurde, für einen Zeitraum von 10 Jahren.
Telden Product Service Desk
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Optionen für Nicht-EU-Onlinehändler
Wenn Ihr Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, können Sie nicht selbst als verantwortliche Person fungieren. Sie haben drei praktische Optionen:
Option 1: Einen bevollmächtigten Vertreter benennen
Sie können eine EU-ansässige Einheit, ein Unternehmen, einen Dienstleister oder eine Anwaltskanzlei, als Ihren bevollmächtigten Vertreter benennen. Dies erfordert ein schriftliches Mandat, das die abgedeckten Produkte und die übernommenen Pflichten festlegt. Name und Kontaktdaten des Vertreters müssen auf dem Produkt erscheinen.
Mehrere Dienste sind darauf spezialisiert: EAS Project, GPSR Compliance Tool und andere bieten EU-Vertretungspakete an. Die Preise liegen typischerweise zwischen 199 € und 2.000 € pro Jahr, je nach Kataloggröße und Komplexität.
Option 2: Über einen EU-ansässigen Importeur arbeiten
Wenn Sie an einen EU-ansässigen Händler oder Einzelhändler verkaufen, der die Produkte importiert, wird dieser Importeur zur verantwortlichen Person. Dies ist bei Großhandels- und White-Label-Vereinbarungen üblich. Der Importeur trägt die Pflichten, aber er wird zunehmend verlangen, dass Sie vollständige technische Dokumentation bereitstellen, bevor er Ihre Produkte akzeptiert.
Option 3: Eine EU-Niederlassung gründen
Für Onlinehändler mit bedeutendem EU-Umsatz bietet die Gründung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung in einem EU-Mitgliedstaat volle Kontrolle über die Rolle der verantwortlichen Person. Dies ist die operativ anspruchsvollste Option, gibt Ihnen aber direkte Hoheit über den Compliance-Prozess.
Der Dokumentationsstapel
Unabhängig davon, welche Einheit als verantwortliche Person fungiert, muss dieselbe Dokumentation verfügbar sein. Das brauchen Sie pro SKU:
Vom Hersteller unterzeichnet, mit aufgeführten angewandten Normen und Richtlinien
Von akkreditierten Laboratorien, die geltende Sicherheitsnormen abdecken
Identifizierung vorhersehbarer Fehlanwendung und zugehöriger Sicherheitsmaßnahmen
SKU, GTIN/EAN, Modellnummer, Chargen-/Loscode
Name, Registeradresse, Kontaktinformationen
Name, Adresse, Kontakt, muss auf dem Produkt/der Verpackung erscheinen
In der/den Sprache(n) des/der Zielmärkte(s)
Lieferanten- und Kundenidentifizierung für 10-jährige Aufbewahrung
Die Herausforderung besteht nicht darin zu wissen, welche Dokumente Sie brauchen, die Verordnung ist darin klar. Die Herausforderung besteht darin, sie tatsächlich von Lieferanten zu beschaffen, ihre Aktualität zu überprüfen, sie mit spezifischen SKUs zu verknüpfen und sie auf Anfrage vorzulegen, wenn eine Behörde fragt. Das ist ein operatives Problem, kein rechtliches.
Häufige Fehler
Basierend darauf, wie die GPSR-Durchsetzung auf EU-Marktplätzen abläuft, sind dies die häufigsten Fehler bei der verantwortlichen Person:
Eine generische Adresse statt eines echten Kontakts verwenden
Die verantwortliche Person muss erreichbar sein. Ein Postfach oder ein generisches ‚EU-Büro' ohne echte Einheit dahinter wird eine Behördenanfrage nicht befriedigen.
Annehmen, dass Ihr Marktplatz das übernimmt
Amazon, eBay und andere verlangen möglicherweise Informationen zur verantwortlichen Person, aber sie fungieren nicht als Ihre verantwortliche Person. Die Pflicht bleibt beim Onlinehändler oder der vom Onlinehändler benannten Einheit.
Dokumentation für die falsche Produktvariante haben
Ein Prüfbericht für Modell A deckt nicht Modell B ab, auch wenn sie ähnlich aussehen. Die Dokumentation muss spezifisch für die verkaufte SKU sein, einschließlich der korrekten Modellnummer und Spezifikationen.
Nicht aktualisieren nach Lieferantenwechsel
Wenn Sie Lieferanten wechseln, muss die Dokumentation der verantwortlichen Person aktualisiert werden. Alte Prüfberichte und Erklärungen eines früheren Herstellers gelten nicht mehr für neue Produktionschargen.
Die Benennung als einmaliges Ereignis behandeln
Eine Benennung als bevollmächtigter Vertreter ist fortlaufend. Wenn Ihr Vertreter das Mandat kündigt, verlieren Sie Ihre verantwortliche Person und Ihre Produkte dürfen nicht legal auf dem EU-Markt sein, bis ein Ersatz benannt ist.
Wie Telden hilft
Telden fungiert nicht als Ihre verantwortliche Person, es ist Software, keine juristische Person. Was es tut, ist die operative Ebene zu verwalten, die die Arbeit der verantwortlichen Person ermöglicht:
- Pro-SKU-Dossiers, die jedes Produkt mit seiner Konformitätserklärung, Prüfberichten, Risikobewertungen und Sicherheitsanweisungen verknüpfen, mit Versionskontrolle und Quellnachweis
- Entitätenverfolgung, die Hersteller-, Importeur- und Angaben zur verantwortlichen Person für jedes Produkt erfasst, damit Sie immer wissen, wer aufgeführt ist und ob die Informationen aktuell sind
- Lückenerkennung, die Produkte markiert, denen erforderliche Dokumentation fehlt, bevor sie auf den Markt gelangen
- Export auf Anfrage, damit Sie bei einer Behördenanfrage das vollständige Dossier in Minuten vorlegen können, nicht in Tagen
- Audit-Trail, der jede Änderung, Freigabe und Dokumentenaktualisierung aufzeichnet und Ihrer verantwortlichen Person die Nachweiskette gibt, die sie braucht, um Sorgfalt nachzuweisen
Die Pflicht zur verantwortlichen Person ist eine gesetzliche Anforderung. Die Aufzeichnungsführung, die sie unterstützt, ist eine operative Herausforderung. Telden adressiert den operativen Teil.
Weiterführende Lektüre
Der GPSR-Compliance-Eisberg , was die meisten Onlinehändler über die operativen Anforderungen der Verordnung übersehen
Einen GPSR-konformen Produktdatensatz erstellen , Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Zusammenstellung der Pro-SKU-Dokumentation
Die Marktplatz-Durchsetzung kommt , wie Plattformen die Informationen zur verantwortlichen Person überprüfen