Vous avez lu le règlement. Vous comprenez, en gros, ce que le RGSP exige. Maintenant, vous devez réellement construire les dossiers. Pas pour un produit, mais pour l'ensemble de votre catalogue. Dans un format qui résiste à un audit. Qui reste à jour quand les fournisseurs actualisent leurs documents. Avec lequel votre équipe peut travailler de manière cohérente dans le temps.
Ce guide traite de cette réalité opérationnelle : ce que contient réellement une fiche produit conforme au RGSP, comment l'assembler en pratique, et comment structurer le processus pour qu'il passe à l'échelle au-delà des premières SKUs.
Ce que contient une fiche produit conforme au RGSP
Un dossier produit complet au RGSP comporte quatre couches :
Identité et classification
- SKU, GTIN/EAN/UPC le cas échéant
- Nom et description du produit
- Catégorie produit et directives UE applicables
- Pays d’origine
- Numéro de lot ou de modèle (pour la traçabilité)
Données d’entités (opérateurs économiques)
- Fabricant : nom, adresse, contact, pays d’établissement
- Importateur : nom, adresse (si différent du vendeur)
- Personne responsable dans l’UE : nom, adresse et fondement du rôle
- Mandataire dans l’UE (le cas échéant)
- Informations distributeur (si pertinent pour votre chaîne d’approvisionnement)
Documentation de sécurité
- Déclaration de conformité (DoC), liée à la SKU/lot spécifique
- Rapports d’essais de laboratoires accrédités
- Fiche de données de sécurité (FDS) le cas échéant
- Évaluation des risques (en particulier pour les catégories non harmonisées)
- Spécification technique ou dessins (si disponibles auprès du fournisseur)
Informations de sécurité publiées
- Avertissements produit dans toutes les langues des marchés cibles
- Instructions d’utilisation (si requises par la catégorie)
- Mentions de restriction d’âge le cas échéant
- Base du marquage CE et détails de l’organisme notifié (où le CE s’applique)
- Étiquette énergie, DEEE ou autres informations d’étiquetage obligatoires
Étape 1 : Inventoriez ce que vous avez déjà
Avant de demander des documents aux fournisseurs, faites le bilan de ce que vous possédez déjà. Passez chaque SKU de votre catalogue en revue et demandez-vous :
- Sais-je qui a fabriqué ce produit ?
- Ai-je une déclaration de conformité à jour ?
- Ai-je un rapport d'essai d'un laboratoire accrédité ?
- Sais-je qui est la personne responsable dans l'UE ?
- Les avertissements que je publie actuellement sont-ils corrects et complets ?
Telden Product Service Desk
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Étape 2 : Organisez la documentation existante
- Consolidez en un seul endroit. Regroupez tous les documents fournisseurs, un dossier cloud par fournisseur ou par produit.
- Nommez les documents de manière cohérente. Convention incluant SKU, type de document et date. Ex :
EL-1155_DoC_2025-11.pdf - Notez la date d'émission et la date d'expiration éventuelle.
- Marquez les documents dont le périmètre n'est pas clair pour confirmation auprès du fournisseur.
Étape 3 : Identifiez et demandez les documents manquants
- Soyez spécifique. Demandez le type de document précis, pour le modèle et la variante spécifiques que vous vendez.
- Demandez le document réel, pas un résumé. Beaucoup de fournisseurs proposent d'envoyer une « lettre de conformité ». Ce n'est pas une déclaration de conformité.
- Demandez la norme d'essai et l'accréditation du laboratoire.
- Fixez un délai clair. Les fournisseurs sans délai repousseront votre demande.
Étape 4 : Structurez le dossier par SKU
Avoir les documents n'est pas la même chose qu'avoir un dossier. Un dossier est l'extraction structurée des faits à partir de ces documents, reliée à la source, dans un format qui supporte les workflows de revue et la publication.
Étape 5 : Vérifiez et approuvez chaque dossier
Un dossier non vérifié n'est pas un dossier de conformité. C'est un brouillon. Un processus de vérification minimal devrait inclure :
- Vérification de complétude : Le dossier a-t-il tous les champs requis pour cette catégorie ?
- Vérification de cohérence : Les données d'entité sur la DoC correspondent-elles à l'étiquette produit ?
- Vérification d'actualité : La déclaration de conformité est-elle à jour ? Le rapport d'essai est-il basé sur les normes en vigueur ?
- Vérification de publication : Les avertissements sont-ils dans les bonnes langues pour les marchés cibles ?
Étape 6 : Publier et maintenir
La conformité RGSP n'est pas un projet ponctuel. C'est une discipline opérationnelle continue :
- Mises à jour des documents fournisseurs : Mettre à jour le document lié, marquer le dossier pour re-vérification.
- Changement de personne responsable : Mettre à jour tous les dossiers produits concernés.
- Nouvelles exigences de canal : Générer la sortie depuis le dossier approuvé, pas depuis une copie parallèle.
- Mises à jour réglementaires : Suivre les transitions de directives UE et de normes harmonisées.
Erreurs courantes à éviter
- Confondre déclaration et preuve. Une DoC est la confirmation du fabricant qu'il a les preuves. Ce n'est pas la preuve elle-même.
- Supposer que les documents couvrent toutes les variantes. Une DoC pour le modèle X ne couvre pas nécessairement le modèle X-Bleu.
- Utiliser des documents d'un marché pour un autre. Une DoC émise pour le Royaume-Uni post-Brexit peut ne pas couvrir les exigences UE.
- Ne pas vérifier les avertissements traduits.
- Oublier l'obligation de conservation de 10 ans.
- Traiter l'approbation comme un événement ponctuel.
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