Ha leído el reglamento. Entiende, en líneas generales, lo que el RGSP exige. Ahora tiene que construir los registros. No para un producto, sino para todo su catálogo. En un formato que resista una auditoría. Que se mantenga actualizado cuando los proveedores actualicen sus documentos. Con el que su equipo pueda trabajar de forma consistente a lo largo del tiempo.
Qué contiene un registro de producto conforme al RGSP
Un expediente completo tiene cuatro capas:
Identidad y clasificación
- SKU, GTIN/EAN/UPC si aplica
- Nombre y descripción del producto
- Categoría del producto y directivas UE aplicables
- País de origen
- Número de lote o modelo (para trazabilidad)
Datos de entidades (operadores económicos)
- Fabricante: nombre, dirección, contacto, país de establecimiento
- Importador: nombre, dirección (si difiere del vendedor)
- Persona responsable en la UE: nombre, dirección y base del rol
- Representante autorizado en la UE (si aplica)
- Información del distribuidor (si es relevante)
Documentación de seguridad
- Declaración de Conformidad (DoC), vinculada a la SKU/lote específico
- Informes de ensayo de laboratorios acreditados
- Ficha de datos de seguridad (FDS) si aplica
- Evaluación de riesgos (especialmente para categorías no armonizadas)
- Especificación técnica o dibujos (si disponible del proveedor)
Información de seguridad publicada
- Advertencias del producto en todos los idiomas de los mercados objetivo
- Instrucciones de uso (si lo requiere la categoría)
- Avisos de restricción por edad cuando proceda
- Base del marcado CE y detalles del organismo notificado
- Etiqueta energética, RAEE u otra información obligatoria
Paso 1: Haga inventario de lo que ya tiene
Revise cada SKU de su catálogo y pregúntese:
- ¿Sé quién fabricó este producto?
- ¿Tengo una declaración de conformidad actual?
- ¿Tengo un informe de ensayo de un laboratorio acreditado?
- ¿Sé quién es la persona responsable en la UE?
- ¿Las advertencias que publico actualmente son correctas y completas?
Telden Product Service Desk
¿Hacerlo a gran escala? Telden automatiza la detección de brechas.
Crea expedientes de cumplimiento auditables, por SKU, con evidencias vinculadas a su fuente.
Paso 2: Organice la documentación existente
- Consolide en un solo lugar. Una carpeta en la nube por proveedor o por producto.
- Nombre los documentos de forma consistente. Convención: SKU + tipo de documento + fecha. Ej:
EL-1155_DoC_2025-11.pdf - Anote la fecha de emisión y la fecha de caducidad si existe.
- Marque los documentos con alcance poco claro para confirmación con el proveedor.
Paso 3: Identifique y solicite documentos faltantes
- Sea específico. Solicite el tipo de documento concreto, para el modelo y variante específicos que vende.
- Pida el documento real, no un resumen.
- Pregunte por la norma de ensayo y la acreditación del laboratorio.
- Fije un plazo claro.
Paso 4: Estructure el registro por SKU
Tener los documentos no es lo mismo que tener un registro. Un registro es la extracción estructurada de hechos de esos documentos, vinculada a la fuente, en un formato que soporta flujos de revisión y publicación.
Paso 5: Verifique y apruebe cada registro
- Verificación de completitud: ¿El registro tiene todos los campos requeridos?
- Verificación de consistencia: ¿Los datos de entidad en la DoC coinciden con la etiqueta del producto?
- Verificación de vigencia: ¿La DoC es actual? ¿El informe de ensayo se basa en las normas vigentes?
- Verificación de publicación: ¿Las advertencias están en los idiomas correctos para los mercados objetivo?
Paso 6: Publicar y mantener
- Actualizaciones de documentos del proveedor: Actualizar el documento vinculado, marcar para re-verificación.
- Cambio de persona responsable: Actualizar todos los registros de productos afectados.
- Nuevos requisitos de canal: Generar salida desde el registro aprobado, no desde una copia paralela.
- Actualizaciones regulatorias: Seguir las transiciones de directivas UE y normas armonizadas.
Errores comunes a evitar
- Confundir declaración con evidencia. Una DoC es la confirmación del fabricante de que tiene las evidencias. No es la evidencia en sí.
- Asumir que los documentos cubren todas las variantes.
- Usar documentos de un mercado para otro.
- No verificar las advertencias traducidas.
- Olvidar la obligación de conservación de 10 años.
- Tratar la aprobación como un evento único.
¿Construir esto a gran escala? Telden se encarga de la estructura.
Importe su catálogo, adjunte documentos de proveedores y deje que la IA cree extracciones estructuradas con procedencia. Revisión por excepción. Exportar cuando esté listo.