L'article 4(1) du Règlement Général sur la Sécurité des Produits (UE 2023/988) introduit une exigence qui fait trébucher les vendeurs plus que presque toute autre disposition : chaque produit de consommation mis sur le marché de l'UE doit avoir une personne responsableétablie dans l'Union européenne. Pas une étiquette. Pas une case à cocher. Une entité établie dans l'UE, avec des obligations légales, joignable par les autorités.
Cet article explique ce que le rôle de personne responsable exige réellement, qui peut le remplir, quelles options existent si votre entreprise n'est pas basée dans l'UE, et quelle documentation vous devez avoir en place.
Ce que dit le règlement
Sous le RGSP, la personne responsable est l'entité qui assume la responsabilité juridique de s'assurer qu'un produit est conforme au règlement avant qu'il n'atteigne les consommateurs. Elle doit être établie dans l'UE et identifiable sur le produit ou son emballage.
Quand : Vous fabriquez le produit et votre entreprise est dans l’UE.
Note : Vous êtes automatiquement la personne responsable. Aucune désignation nécessaire.
Quand : Vous achetez des produits d’un fabricant hors-UE et les introduisez sur le marché UE.
Note : Vous êtes la personne responsable. Vous portez l’ensemble complet des obligations.
Quand : Un fabricant hors-UE désigne une entité basée dans l’UE pour agir en son nom.
Note : Le mandataire assume les obligations de personne responsable par mandat écrit.
Quand : Si aucun fabricant, importateur ou mandataire n’est établi dans l’UE.
Note : Le prestataire logistique (ex : exploitant d’entrepôt Amazon FBA) devient la personne responsable. C’est nouveau sous le RGSP.
Ce que la personne responsable doit faire
- Vérifier l'existence de la documentation technique. Avant la mise sur le marché, confirmer que le fabricant a préparé la documentation requise.
- S'assurer que le produit porte les informations requises. Identifiant produit, coordonnées du fabricant et de la personne responsable.
- Mettre la documentation à disposition des autorités. Sur demande, dans la langue demandée, typiquement sous 10 jours ouvrables.
- Coopérer aux mesures correctives. Retraits, rappels, notifications Safety Gate en cas de non-conformité.
- Maintenir les registres de traçabilité. Identification de chaque opérateur de la chaîne d'approvisionnement pendant 10 ans.
Telden Product Service Desk
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Options pour les vendeurs hors-UE
Option 1 : Désigner un mandataire
Vous pouvez désigner une entité basée dans l'UE comme mandataire. Cela nécessite un mandat écrit spécifiant les produits couverts et les obligations assumées. Plusieurs services se spécialisent dans ce domaine. Les prix varient de 199 € à 2 000 € par an.
Option 2 : Passer par un importateur basé dans l'UE
Si vous vendez à un distributeur UE qui importe les produits, cet importateur devient la personne responsable. Courant dans les arrangements de gros et de marque blanche.
Option 3 : Établir une entité dans l'UE
Pour les vendeurs avec un chiffre d'affaires UE significatif, établir une filiale dans un État membre donne un contrôle total sur le rôle de personne responsable.
La pile documentaire
Signée par le fabricant, listant les normes et directives appliquées
De laboratoires accrédités, couvrant les normes de sécurité applicables
Identification des utilisations abusives prévisibles et mesures de sécurité
SKU, GTIN/EAN, numéro de modèle, code lot/série
Nom, adresse enregistrée, informations de contact
Nom, adresse, contact, doit apparaître sur le produit/emballage
Dans la/les langue(s) du/des marché(s) de destination
Identification fournisseurs et clients, conservation 10 ans
Erreurs courantes
Utiliser une adresse générique au lieu d’un contact réel
La personne responsable doit être joignable. Une boîte postale ou un « bureau UE » générique sans entité réelle derrière ne satisfera pas une enquête d’autorité.
Supposer que votre place de marché s’en charge
Amazon, eBay et les autres exigent les informations de la personne responsable mais ne font pas office de personne responsable pour vous.
Avoir la documentation pour la mauvaise variante
Un rapport d’essai pour le modèle A ne couvre pas le modèle B. La documentation doit être spécifique à la SKU vendue.
Ne pas mettre à jour après un changement de fournisseur
Les anciens rapports d’essai d’un précédent fabricant ne sont plus valides pour les nouvelles séries de production.
Traiter la désignation comme un événement ponctuel
Si votre mandataire résilie le mandat, vous perdez votre personne responsable et vos produits ne peuvent plus légalement être sur le marché UE.
Comment Telden aide
Telden ne fait pas office de personne responsable, c'est un logiciel. Il gère la couche opérationnelle :
- Dossiers par SKU avec contrôle de version et provenance
- Suivi des entités, fabricant, importateur, personne responsable par produit
- Détection des lacunes avant mise sur le marché
- Export à la demande, dossier complet en quelques minutes
- Piste d'audit pour démontrer la diligence
Lectures complémentaires
L'iceberg de la conformité RGSP , ce que la plupart des vendeurs ne voient pas des exigences opérationnelles
Créer une fiche produit conforme au RGPS , guide étape par étape pour la documentation par SKU
L'application par les places de marché arrive , comment les plateformes vérifient les informations de la personne responsable