Avete letto il regolamento. Capite, a grandi linee, cosa richiede il RGSP. Ora dovete costruire le schede. Non per un prodotto, ma per l'intero catalogo. In un formato che regga un audit. Che resti aggiornato quando i fornitori aggiornano i documenti. Con cui il vostro team possa lavorare in modo coerente nel tempo.
Cosa contiene una scheda prodotto conforme al RGSP
Un fascicolo completo ha quattro livelli:
Identità e classificazione
- SKU, GTIN/EAN/UPC se applicabile
- Nome e descrizione del prodotto
- Categoria prodotto e direttive UE applicabili
- Paese di origine
- Numero di lotto o modello (per la tracciabilità)
Dati delle entità (operatori economici)
- Fabbricante: nome, indirizzo, contatto, paese di stabilimento
- Importatore: nome, indirizzo (se diverso dal venditore)
- Persona responsabile nell'UE: nome, indirizzo e base del ruolo
- Mandatario nell'UE (se applicabile)
- Informazioni sul distributore (se pertinenti)
Documentazione di sicurezza
- Dichiarazione di Conformità (DoC), collegata allo SKU/lotto specifico
- Rapporti di prova da laboratori accreditati
- Scheda di dati di sicurezza (SDS) se applicabile
- Valutazione dei rischi (specialmente per categorie non armonizzate)
- Specifiche tecniche o disegni (se disponibili dal fornitore)
Informazioni di sicurezza pubblicate
- Avvertenze del prodotto in tutte le lingue dei mercati di destinazione
- Istruzioni d'uso (se richiesto dalla categoria)
- Avvisi di restrizione per età dove appropriato
- Base del marchio CE e dettagli dell'organismo notificato
- Etichetta energetica, RAEE o altre informazioni obbligatorie
Passo 1: Fai l'inventario di ciò che hai già
Rivedi ogni SKU del tuo catalogo e chiediti:
- So chi ha fabbricato questo prodotto?
- Ho una dichiarazione di conformità attuale?
- Ho un rapporto di prova da un laboratorio accreditato?
- So chi è la persona responsabile nell'UE?
- Le avvertenze che pubblico attualmente sono corrette e complete?
Telden Product Service Desk
Farlo su larga scala? Telden automatizza il rilevamento delle lacune.
Crea fascicoli di conformità verificabili, per SKU, con prove collegate alla fonte.
Passo 2: Organizza la documentazione esistente
- Consolida in un unico posto. Una cartella cloud per fornitore o per prodotto.
- Nomina i documenti in modo coerente. Convenzione: SKU + tipo di documento + data. Es:
EL-1155_DoC_2025-11.pdf - Annota la data di emissione e la data di scadenza se esiste.
- Contrassegna i documenti con ambito poco chiaro per conferma con il fornitore.
Passo 3: Identifica e richiedi i documenti mancanti
- Sii specifico. Richiedi il tipo di documento concreto, per il modello e la variante specifici che vendi.
- Chiedi il documento reale, non un riassunto.
- Chiedi la norma di prova e l'accreditamento del laboratorio.
- Fissa un termine chiaro.
Passo 4: Struttura la scheda per SKU
Avere i documenti non è lo stesso che avere una scheda. Una scheda è l'estrazione strutturata di fatti da quei documenti, collegata alla fonte, in un formato che supporta flussi di revisione e pubblicazione.
Passo 5: Verifica e approva ogni scheda
- Verifica di completezza: La scheda ha tutti i campi richiesti?
- Verifica di coerenza: I dati dell'entità nella DoC coincidono con l'etichetta del prodotto?
- Verifica di validità: La DoC è attuale? Il rapporto di prova si basa sulle norme vigenti?
- Verifica di pubblicazione: Le avvertenze sono nelle lingue corrette per i mercati di destinazione?
Passo 6: Pubblicare e mantenere
- Aggiornamenti documenti del fornitore: Aggiornare il documento collegato, contrassegnare per ri-verifica.
- Cambio persona responsabile: Aggiornare tutte le schede prodotto interessate.
- Nuovi requisiti di canale: Generare output dalla scheda approvata, non da una copia parallela.
- Aggiornamenti normativi: Seguire le transizioni delle direttive UE e delle norme armonizzate.
Errori comuni da evitare
- Confondere dichiarazione con evidenza. Una DoC è la conferma del fabbricante di avere le evidenze. Non è l'evidenza stessa.
- Presumere che i documenti coprano tutte le varianti.
- Usare documenti di un mercato per un altro.
- Non verificare le avvertenze tradotte.
- Dimenticare l'obbligo di conservazione di 10 anni.
- Trattare l'approvazione come un evento una tantum.
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Importa il catalogo, allega i documenti dei fornitori e lascia che l'IA crei estrazioni strutturate con provenienza. Revisione per eccezione. Esporta quando è pronto.