La guida completa alla conformità RGSP per i venditori online, download gratuito

Il Regolamento Generale sulla Sicurezza dei Prodotti dell'UE riscrive le regole per ogni prodotto di consumo non alimentare venduto in Europa. Che vendiate dieci SKU o diecimila, gli obblighi sono gli stessi, e la macchina dell'applicazione è già in movimento. Abbiamo messo insieme una guida completa che copre tutto ciò che un venditore nell'UE deve sapere, in un unico documento.

Cosa contiene la guida

La guida è strutturata come un riferimento pratico, qualcosa da tenere aperto mentre verificate il catalogo, inserite un nuovo fornitore o rispondete a una richiesta di conformità di un marketplace. Ecco cosa copre:

• Obblighi RGSP per ruolo, cosa richiede il regolamento a fabbricanti, importatori, distributori e fornitori di servizi logistici, mappato agli articoli specifici che si applicano a ciascuno
• Requisiti di documentazione tecnica, i documenti esatti necessari per categoria di prodotto, incluse Dichiarazioni di Conformità, rapporti di prova, valutazioni dei rischi e schede di dati di sicurezza
• Configurazione della persona responsabile, come designare una persona responsabile con sede nell'UE, quali sono i suoi obblighi e le implicazioni di responsabilità delle diverse configurazioni
• Tempistiche di applicazione dei marketplace, cosa stanno effettivamente controllando Amazon, eBay, Kaufland e altre piattaforme, e quando scatta la rimozione automatica delle inserzioni
• Etichettatura e tracciabilità, i requisiti di etichettatura fisica e digitale, inclusi identificatori di prodotto, codici di lotto e tracciabilità basata su QR
• Procedure di azione correttiva, come gestire ritiri di prodotti, notifiche Safety Gate e richieste delle autorità di sorveglianza del mercato
• Checklist operative, checklist per SKU utilizzabili immediatamente, che coprono inserimento, revisione periodica e pubblicazione specifica per canale
• Quadro sanzionatorio, le strutture delle multe negli Stati membri dell'UE, incluse sanzioni massime fino a 10 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo

Anteprima: comprendere il tuo ruolo sotto il RGSP

Una delle fonti di confusione più comuni è quali obblighi si applicano alla tua attività. Il RGSP definisce quattro categorie di operatore economico, ciascuna con responsabilità distinte. La maggior parte dei venditori e-commerce rientra in una di due categorie: importatore (se acquisti prodotti da un fabbricante extra-UE e li introduci nel mercato UE) o distributore(se rivendi prodotti già introdotti nel mercato da un'altra entità con sede nell'UE).

La distinzione è importante perché gli importatori hanno obblighi più pesanti. Devono verificare che il fabbricante abbia effettuato la valutazione di conformità, che la documentazione tecnica esista e che il prodotto rechi le marcature richieste. I distributori hanno un onere più leggero, ma devono comunque verificare che il prodotto rechi il marchio CE (dove applicabile), l'identificazione richiesta e le informazioni di contatto della persona responsabile.

Se vendete su un marketplace con il vostro marchio, anche se non avete fabbricato il prodotto, potreste essere trattati come fabbricante ai sensi del RGSP. Questo è lo scenario che coglie di sorpresa più venditori, perché attiva l'intero set di obblighi del fabbricante inclusa la compilazione della documentazione tecnica e l'esecuzione delle valutazioni di conformità.

Anteprima: la pila di documentazione tecnica

Per ogni prodotto introdotto nel mercato UE, la persona responsabile deve poter produrre documentazione tecnica su richiesta. In pratica, questo significa assemblare e mantenere un fascicolo per ogni SKU che includa:

1. Una descrizione generale del prodotto e del suo uso previsto
2. Disegni di progettazione e fabbricazione o specifiche
3. Un elenco delle norme armonizzate o altre specifiche tecniche applicate
4. Risultati delle valutazioni dei rischi, inclusa l'identificazione dell'uso improprio prevedibile
5. Rapporti di prova da laboratori accreditati
6. La Dichiarazione di Conformità UE
7. Istruzioni e informazioni di sicurezza nelle lingue dei mercati di destinazione

La guida esamina ogni elemento con esempi pratici, come appare realmente una Dichiarazione di Conformità conforme, cosa verificare quando si esamina un rapporto di prova di un fornitore, e come identificare le lacune prima che lo faccia un'autorità di sorveglianza del mercato.

Anteprima: costruire un flusso di conformità che scala

La sezione finale della guida affronta la realtà operativa: avete centinaia di SKU, molteplici fornitori e diversi canali di vendita. Tracciare manualmente lo stato di conformità nei fogli di calcolo funziona fino a quando non funziona più, e il punto di rottura è solitamente invisibile fino a quando un'autorità chiede documentazione che non potete produrre.

Descriviamo un flusso di lavoro strutturato che copre quattro fasi: inserimento (raccolta della documentazione quando un prodotto entra nel catalogo), validazione (revisione delle evidenze rispetto ai requisiti), manutenzione (gestione dei rinnovi, cambi di fornitore e aggiornamenti normativi) e pubblicazione (generazione di output di conformità specifici per canale da un'unica fonte di verità).