L'articolo 4(1) del Regolamento Generale sulla Sicurezza dei Prodotti (UE 2023/988) introduce un requisito che fa inciampare i venditori più di quasi qualsiasi altra disposizione: ogni prodotto di consumo immesso sul mercato dell'UE deve avere una persona responsabilestabilita nell'Unione Europea. Non un'etichetta. Non una casella da spuntare. Un'entità stabilita nell'UE, con obblighi legali, raggiungibile dalle autorità.
Questo articolo spiega cosa richiede effettivamente il ruolo di persona responsabile, chi può ricoprirlo, quali opzioni esistono se la vostra azienda non ha sede nell'UE e quale documentazione dovete avere predisposta.
Cosa dice il regolamento
Ai sensi del RGSP, la persona responsabile è l'entità che assume la responsabilità giuridica di assicurare che un prodotto sia conforme al regolamento prima che raggiunga i consumatori. Deve essere stabilita nell'UE e identificabile sul prodotto o sul suo imballaggio.
Quando: Fabbricate il prodotto e la vostra azienda ha sede nell’UE.
Siete automaticamente la persona responsabile. Nessuna designazione necessaria.
Quando: Acquistate prodotti da un fabbricante extra-UE e li introducete nel mercato UE.
Siete la persona responsabile. Vi assumete l’intero set di obblighi.
Quando: Un fabbricante extra-UE designa un’entità con sede nell’UE per agire in suo nome.
Il mandatario assume gli obblighi di persona responsabile per mandato scritto.
Quando: Se nessun fabbricante, importatore o mandatario è stabilito nell’UE.
Il fornitore logistico (es.: operatore di magazzino Amazon FBA) diventa la persona responsabile. Questa è una novità del RGSP.
Gli obblighi principali
La persona responsabile non è solo un nome su un'etichetta. Ha obblighi attivi:
Documentazione tecnica
Mantenere (o avere accesso a) la documentazione tecnica di ogni prodotto e metterla a disposizione delle autorità su richiesta.
Dichiarazione di conformità
Assicurare che la Dichiarazione di Conformità esista e sia corretta per ogni prodotto coperto.
Informazioni di tracciabilità
Garantire che il prodotto rechi le marcature richieste: nome e indirizzo della persona responsabile, identificatore del prodotto, lotto o numero di serie.
Cooperazione con le autorità
Rispondere alle richieste delle autorità di sorveglianza del mercato, inclusa la fornitura di documentazione e l’adozione di azioni correttive.
Obblighi di sicurezza
Se la persona responsabile ha motivo di credere che un prodotto presenti un rischio, deve informare le autorità e adottare misure.
Conservazione dei registri
Mantenere la documentazione disponibile per 10 anni dopo che il prodotto è stato immesso sul mercato.
Scenari pratici
Scenario 1: Siete un venditore con sede nell'UE che importa dalla Cina
Acquistate prodotti da un fabbricante a Shenzhen e li vendete su Amazon.de con il vostro marchio. Siete l'importatore eil titolare del marchio. Ai sensi del RGSP, siete probabilmente trattati come fabbricante (perché applicate il vostro marchio). Ciò significa che vi assumete l'intero set di obblighi del fabbricante , inclusa la documentazione tecnica e la valutazione di conformità.
Scenario 2: Siete un venditore con sede negli USA che vende nell'UE
Non siete stabiliti nell'UE. Dovete designare una persona responsabile. Le opzioni: designare un mandatario con sede nell'UE, o utilizzare un fornitore di servizi che offra servizi di persona responsabile ai sensi del RGSP. Se utilizzate Amazon FBA, Amazon potrebbe diventare la vostra persona responsabile per default, ma ciò comporta implicazioni significative di controllo.
Scenario 3: Siete distributori di prodotti già sul mercato UE
Rivendete prodotti che un importatore con sede nell'UE ha già introdotto nel mercato. L'importatore è la persona responsabile. I vostri obblighi di distributore sono più leggeri, ma dovete verificare che le marcature siano presenti e che la persona responsabile sia identificabile sul prodotto.
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Errori comuni da evitare
- Presumere che il vostro spedizioniere sia la persona responsabile. Non lo è, a meno che non sia un fornitore di servizi logistici e non esista altra persona responsabile stabilita nell'UE.
- Nominare una persona responsabile senza un mandato scritto. La designazione deve essere documentata. Un accordo verbale non è sufficiente.
- Usare la stessa persona responsabile per tutti i prodotti senza verificare l'ambito. Ogni designazione deve specificare quali prodotti copre.
- Dimenticare di aggiornare le inserzioni del marketplace. Amazon, eBay e altri ora richiedono campi della persona responsabile. Se i vostri sono vuoti, siete a rischio di soppressione.
Come Telden aiuta
Telden mantiene i dati delle entità per ogni operatore economico collegato ai vostri prodotti. Quando designate una persona responsabile, la piattaforma traccia quali prodotti copre, archivia il mandato e garantisce che le informazioni pubblicate siano coerenti su tutti i canali.
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